Wat is Workforce Management (WFM)?

Workforce management (WFM) is het optimaal afstemmen van capaciteitsvraag en personeel waarbij zowel vanuit strategisch als tactisch en operationeel perspectief naar de planning van personeel wordt gekeken. Het zorgt voor het juiste personeel op de juiste plek op het juiste moment, gebruik makend van historische data en trends en voorspellingen over de te verwachten hoeveelheid werk. Workforce management wordt in Nederland ook vaak personeelsplanning genoemd, hoewel personeelsplanning feitelijk een onderdeel is van workforce management.

WFM als Fundament

Vlirdens consultants werken aan het fundament van de organisatie, want alléén als het fundament klopt kan het volledige potentieel van medewerkers en organisatie benut worden. Dan ontstaat er vrijheid, trots en rust in de organisatie. Wij als Vlirdens krijgen daar energie van! We noemen het Workforce Management van Vlirdens. Dát is onze expertise.

Optimaliseren

Workforce management, is het proces dat helpt bij het optimaliseren van de personele capaciteit binnen een organisatie. Met de juiste inzet van workforce management wordt gezorgd voor het behalen van organisatorische doelstellingen. Hierbij spelen meerdere factoren een rol, namelijk:

Kosten, efficiëntie en doelmatigheid
Bereikbaarheid en klanttevredenheid
Medewerkerstevredenheid

Door deze factoren af te stemmen op jouw organisatie en klanten, zorgt Vlirdens ervoor dat het fundament van de organisatie klopt.

Workforce management als strategisch concurrentiemiddel

Meer profiteren van je workforce, is binnen organisaties vaak synoniem aan tactisch en operationeel managen. Gebleken is echter, dat een operationele benadering van workforce management nauwelijks succesvol is. Organisaties zullen op strategisch niveau meer moeten nadenken over hun workforce. Alleen wanneer op strategisch niveau de juiste randvoorwaarden worden gecreëerd, kan de gewenste kwaliteit geleverd worden.

Een belangrijke aandachtspunt hierbij is dat organisaties te weinig rekening houden met ontwikkelingen en plannen voor de lange termijn en de vertaling hiervan naar de workforce. Zij zijn voornamelijk bezig met de operatie en ‘brandjes blussen’. Workforce management wordt daarmee op dit moment vaak heel ‘smal’ ingezet voor bijvoorbeeld het selecteren van medewerkers, snel een groepje klaarstomen, roosteren en plannen. Of WFM wordt op tactisch niveau ingezet voor specifieke acties zoals het percentage in- en uitstroom, het aandeel vaste en flexibele contracten en de lange termijn beschikbaarheid van de totale pool.

De verbindende factor

Workforce management gaat als strategisch concurrentiemiddel écht werken als operationele en tactische WFM wordt verbonden aan de strategie van de organisatie. Op deze manier kun je vroegtijdig inspelen op ontwikkelingen die zich voordoen op de arbeidsmarkt, in de technologie, op politiek vlak of op het gebied van klantbeleving. Denk aan het verdwijnen van vaste arbeidscontracten en de effecten van toenemende internationalisering. Of klanten die steeds vaker complexere vragen stellen, op tijdstippen die hen het beste uitkomen. De technische mogelijkheden van AI en het aantal communicatiekanalen dat almaar uitbreidt en verandert via social media. Al deze ontwikkelingen zijn van invloed op de bedrijfsvoering en hebben impact op de workforce van je organisatie.

Wat betekent workforce management in de praktijk?

Het betekent dat het managen van een pool van medewerkers met een optimale mix van flex-vast op de lange en korte termijn van cruciaal belang wordt voor organisaties. Dat er een organisatiecultuur is die de juiste mate van flexibiliteit biedt om effectief en efficiënt te kunnen up- en downsizen. Het betekent ook dat Forecasting alleen maar complexer wordt en dat er tijd gemaakt moet worden voor workforce scenarioplanning. Daarmee komt de vraag naar voren of de bestaande pool van medewerkers wel toegerust is voor mogelijk andere taken die op termijn op ze af kunnen komen? Is het verstandig een ander type medewerker aan te nemen? Door allerhande scenario’s te benoemen, kunnen managers de effecten daarvan nagaan op de omvang en de samenstelling van hun workforce. Dat noemen we strategisch workforce management.

Flexibele workforce

Een andere uitdaging waar sommige organisaties mee te maken hebben, is een workforce die onvoldoende aansluit bij de (flexibiliteit van de) workload. Ook de productiviteit van de workforce valt wellicht nog te verbeteren door een andere samenstelling van de workforce. Belangrijk hierbij is dat er gekeken wordt of de productiviteit toeneemt door de samenstelling te wijzigen. Het gebruik van zelfsturende teams heeft namelijk bewezen dat het kan. Denk dus niet alleen na over poolomvang, maar ook over poolsamenstelling. Opvallend hierbij is dat de meeste organisaties nog steeds worstelen met het vinden van de juiste verhouding flex-vast. De mate van flexibiliteit is daarbij afhankelijk van de grote van de fluctuatie van de workload.

Oplossing

De oplossing is een organisatie die op het vlak van benodigde workforce en workload volledig transparant is en duidelijke afstemmingsmomenten kent tussen het operationele, tactische en strategische niveau. Daarnaast is het vaststellen van een verantwoordelijke essentieel. Deze bewaakt de verschillende scenario’s, overziet het gehele workforce management proces en brengt vandaar uit verbeteringen aan. De verantwoordelijke is ‘de controller’ van het volledige proces volgens de planningsschijf van zes.

Workforce management van Vlirdens

Wil je het volledig potentieel benutten en zorgen dat planning verandert in workforce management? Vlirdens zorgt dat het fundament van je organisatie klopt door workforce management van strategie tot operatie goed in te richten. Op die manier wordt planning daadwerkelijk een strategisch concurrentiemiddel.

Maak direct kennis met workforce management van Vlirdens!