10 tips voor een
goed werkende flexpool

Een flexpool of flexbureau is een flexibele schil binnen het personeelsbestand en bedoeld voor een optimale afstemming van het werkaanbod op de beschikbare capaciteit. Met name binnen de zorg, maar ook binnen anderen branches, wordt regelmatig gebruik gemaakt van een flexbureau. Een goed lopende pool is echter niet vanzelfsprekend, terwijl dit wel vaak wordt gedacht. Want zo moeilijk kan het toch niet zijn?

1. Verlang commitment

   Eén van de belangrijkste factoren voor een goedwerkend flexbureau is commitment. Commitment van alle betrokken partijen maar met name van de aanvragers of gebruikers van de pool en natuurlijk de flexkrachten zelf. Simpelweg gezegd staat commitment voor: de bereidheid om met iemand of iets mee te doen. In de praktijk betekent dit simpelweg dat alle partijen zich houden aan de gemaakte afspraken.

2. Maak afspraken

   Laat het voor alle betrokken partijen helder zijn welke afspraken er gelden. Wie is de klant? Wat is de vraag en hoe gaat de flexpool inspelen op deze vraag? Het is ook belangrijk om afspraken te maken over het proces. Wie zet de diensten uit? Wanneer worden de diensten uitgezet? Wanneer wordt er een terugkoppeling gegeven? Wat wordt er van de flexkracht verwacht?

3. Reserveer formatie

   Reserveer een deel van de formatie van de teams voor de inzet van flexkrachten. De ideale verdeling van deze formatie is erg afhankelijk van de branche en doelgroep waarin er geopereerd wordt. Dit kan dan ook verschillen tussen 10% flexibel – 90% vast personeel en 30% flexibel – 70% vast personeel. Het gebruiken van een flexbureau is een vorm van flexibiliteit, er zijn meerdere flexibiliteitsvormen zoals contract-flexibilisering, seizoens-flexibilisering of formatie-flexibilisering.

4. Maak een forecast

   De teams of afdelingen dienen een prognose af te geven over het gebruik van de flexpool. Bepaal met elkaar in welke situaties de teams flexkrachten in wil zetten en probeer in te schatten hoe vaak en wanneer die situaties zich vooral voor zullen doen. Als je elk kwartaal met elkaar terugblikt én vooruit kijkt dan zul je merken dat de prognoses steeds beter worden. Forecasts zijn voor het Flexbureau heel belangrijk, zonder prognose kunnen zij niet functioneren.

5. Gebruik poolmanagement

   De organisatie kun je opdelen in verschillende schillen.
   * Een vaste kern bestaande uit vaste medewerkers van het team
   * Een schil met teamflex waarin diverse vormen van flexibiliteit worden ingezet
   * Flexpool: medewerkers met diverse contractvormen
   * Een externe flexschil
   
   Door goed na te denken over de inrichting van je flex-schillen kun je deze kwantitatief én kwalitatief goed afstemmen op de behoefte van de organisatie. Welke functies behoren de flexkrachten te hebben? Hoeveel medewerkers van iedere functie hebben we nodig? Hoeveel worden zij ingezet?
   Door met deze schillen te werken vanuit de flexpool kun je specifiek gaan werven voor een bepaalde schil. Hiermee creëer je tevreden medewerkers en lever je goede kwaliteit binnen de organisatie.

6. Zorg voor de juiste kwaliteit flexkrachten

   Dat klinkt natuurlijk erg logisch want de flexkrachten zijn DE talenten van de organisatie. Naast het hebben van de juiste diploma’s, bekwaam- en bevoegdheden zijn de flexkrachten ook in staat om met minimale informatie, op verschillende locaties, de verantwoordelijkheid en zorg over meerdere cliënten dragen. Daarnaast wordt de pool vaak ook gebruikt voor het herplaatsen van vaste medewerkers of als instroom voor de organisatie. Het is dus een absolute meerwaarde om te investeren in de kwaliteit van deze flexkrachten.

7. Bind je flexkrachten

   Door de toegenomen flexibilisering is de binding van werknemers met hun organisatie afgenomen. Medewerkers die zich verbonden en verantwoordelijk voelen zijn meer bevlogen in hun werk. Om te kunnen bepalen wat je medewerkers bind is het verstandig om binnen je pool doelgroepen te definiëren. Een net afgestuurde jonge medewerkers heeft andere verwachtingen en behoeften dan een medewerker die niet meer hoeft te werken maar dit nog doet ‘omdat het zo leuk is’.

8. Evalueer en analyseer

   Doordat flexbureau’s vaak ook in moeten spelen op ad hoc situaties lijkt er geen tijd te zijn voor zaken voor de langere termijn. Dit is juist cruciaal voor de toekomst en het behoudt van een goedlopende flexpool. Het is erg belangrijk om tijd te investeren in evalueren. Even stil staan en kijken hoe het nu gaat met de afdelingen waarvoor het flexbureau werkt. Wat hebben we de afgelopen periode gedaan? Zijn onze doelen behaald? Wat kunnen we beter doen?

9. Zorg voor de juiste kwaliteit medewerkers

   Naast het hebben van goede gekwalificeerde flexkrachten is het personeel dat het flexbureau runt minstens zo belangrijk. In de praktijk zien we vaak dat medewerkers uit de directe zorg doorschuiven naar dergelijke functies. Dat kan absoluut een meerwaarde hebben omdat zij goed begrijpen wat cliënten aan zorg kunnen vragen. Geef deze medewerkers echter de kans om een professional te worden. Biedt ze een gedegen inwerktraject en scholing aan. Vlirdens zegt niet voor niets: Plannen is een vak.

10. Gebruik goede software

    Last but NOT least. Zorg voor de juiste ondersteuning bij het plannen. Afhankelijk van de vraag en grote van de pool kan de juiste software veel hulp bieden voor het planproces. Investeer tijd en aandacht in het kiezen van software die de dynamiek van een flexpool ondersteunt. Veel bekende plansystemen hebben hier een aparte module voor. Op de langere termijn zal dit uiteindelijk tijd opleveren.