Strategische personeelsplanning : voorspel de behoefte

Het optimaal benutten van je workforce -oftewel je personeel- is binnen organisaties vaak synoniem aan tactisch- en operationeel plannen. Er zou echter veel meer gekeken moeten worden naar de strategische personeelsplanning. Alleen een operationele benadering van Workforce Management (personeelsplanning) laat veel potentie onbenut.

Nieuwe medewerkers binnenhalen en bestaande werknemers binden, kijkend naar benodigde kennis en skills is een vak. Toch is dit essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering. Te weinig medewerkers zorgen voor het inboeten op kwaliteit en werkgeluk. Teveel medewerkers zorgen voor een lager rendement. Om hier op korte termijn op te reageren zorgt onnodig voor veel werkdruk of verspilling van tijd en kosten (denk aan inzet externe krachten).

Door een strategische kijk op personeelsplanning zorg je ervoor dat de juiste personen beschikbaar zijn wanneer dit nodig is, teneinde de activiteiten uit te kunnen voeren, benodigd voor het behalen van de strategische doelen.

Wat betekenen de veranderingen, zoals de vergrijzing op de arbeidsmarkt, de jonge generatie medewerkers en hun kijk op werk voor het Workforce Management, oftewel de personeelsplanning?

Organisaties moeten dit kunnen vertalen naar veranderende organisatiestructuren en aansturing. Immers, de generatie ‘screenagers’ wil anders worden benaderd.

Dit alles betekent dat het managen van een pool van medewerkers met een optimale mix van flex-vast op de lange en korte termijn van cruciaal belang wordt voor organisaties.

Een ander probleem waar sommige organisaties momenteel mee te maken hebben, is een workforce die onvoldoende aansluit op de (flexibiliteit van de) workload. Ook de productiviteit van de workforce valt wellicht nog te verbeteren door een andere samenstelling. Belangrijk hierbij is dat er gekeken wordt of de productiviteit toeneemt door de samenstelling te wijzigen. Het gebruik van zelfsturende teams heeft namelijk bewezen dat het kan. Denk dus niet alleen na over poolomvang, maar ook over poolsamenstelling. Opvallend hierbij is dat de meeste organisaties nog steeds worstelen met het vinden van de juiste verhouding flex-vast. De mate van flexibiliteit is daarbij afhankelijk van de mate van de fluctuatie van de workload.

Uiteindelijk is hier de WFM fluctuatie index® voor ontwikkeld, aangezien er geen wetenschappelijk onderzoek bekend is over bovenstaande. Dit model helpt beter zicht te krijgen. Inzicht in o.a. op de mate van fluctuaties van de workload en de onderliggende variabelen zoals het volume, de AHT en shrinkage. Op basis daarvan kun je als manager effectievere beslissingen nemen over je workforce en daarmee aan concurrentiekracht winnen.

De oplossing

Een transparante organisatie op het vlak van benodigde workforce en workload met duidelijke afstemmingsmomenten en het aanstellen van een Workforce Management manager die de verschillende scenario’s bewaakt.